【教學】Gmail 信箱塞爆了?超好用的「搜尋」把儲存空間清出來

Google 將於 2021 年 6 月 1 日「Google 相簿終止免費無限量上傳」,雲端空間與 Google Drive、 Gmail 電子信箱將合併計算只有 15GB。免費提供的 15GB 容量說大不大,尤其是把 Gmail 當成工作用電子信箱的使用者來說更是不夠用,一旦空間用滿了就無法收信、漏信,這時候就麻煩大了。

這篇教學將會教大家快速清理 Gmail 信箱的方法,利用「搜尋」功能把 Gmail 不重要的信件全都刪光光,釋放 Google 雲端容量。

秒查雲端空間容量還剩多少

清理 Gmail 空間之前,想要先了解 Google 還剩多少免費空間、各項服務佔用多少容量的話,只要在瀏覽器開啟one.google.com/storage網頁,就能快速查詢。

以目前登入的 Gmail 帳號為例,Google 免費儲存空間總共使用了 4.67GB,其中 Google 雲端硬碟使用 1.36GB、Gmail 佔用 3.28GB,而 Google 相簿則只用了 0.01GB。

值得一提的是,如果使用 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報、Google 表單和 Google 協作平台等建立檔案的話,通通不會佔用 15GB 免費空間,建議有需要的使用者可以多多利用這些 Google 工具才能減少空間浪費。

太舊的電子郵件,刪掉!

Gmail 電子郵件裡是不是塞滿了陳年信件?只要刪掉已經留存太久的信件就能把空間空出來!

在搜尋欄輸入「older: yyyy/mm/dd」即可找到輸入日期之前的電子郵件,把不重要的陳年電子郵件打勾或全選,並點擊丟到垃圾桶就能全部吃光光了!

以上圖為例,在搜尋欄輸入「older: 2009/1/1」就能找到 2009 年 1 月 1 日以前傳來的電子郵件,把沒有用的老舊郵件全都刪光光吧!

附件檔案太大的電子郵件,砍掉!

如果你的 Gmail 是工作使用的話,電子郵件的附件檔案很容易超過 5MB、20MB,這些電子郵件和附件都會佔用 15 GB 免費儲存空間,所以檔案太大郵件一定要刪掉。

在搜尋欄輸入「size: XX mb」「size: XX m」即可過濾出設定容量以上大小的電子郵件,這些也是佔用儲存空間的最大來源。

舉例來說,在搜尋欄輸入「size: 5m」,就能找出所有電子郵件及附件容量超過 5MB 以上 Mail,將這些電子郵件勾選刪除會讓容量瞬間變大。

離職同事傳來的 Mail、銀行催繳信、特殊信箱的郵件,全都丟了吧!

換工作或工作窗口人員離職之後、以及銀行的信件,這些信件有部分需要刪除,也沒必要留下來紀念。

在搜尋欄位輸入「from: XX電子信箱」「to:XX電子信箱」「from: XX銀行」…等就能找到這些沒有用的 Email 了,再把它全部勾選就能丟到垃圾桶了!

以搜尋國泰世華銀行寄來的 mail 為例,只要輸入「from: 國泰世華」即可找到所有相關的郵件了,然後就能把不重要又佔空間的信件丟到垃圾桶裡。

垃圾桶的電子郵件「清空」才不佔空間

將不重要、佔空間的電子郵件全都丟掉之後,為了把儲存空間清出來,別忘了要到「垃圾桶」將電子郵件刪除或清空,才能真正刪掉所有信件,把儲存空間空出來唷!

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圖片及資料來源:Google Support


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