Polycom 研究發現:2016 年視訊會議將成為商業溝通首選!

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為推行「視訊無界・溝通無限」的發展理念,Polycom 寶利通宣布視訊會議正逐步成為大中華區企業溝通協作的首選。許多企業決策階層認為,視訊會議能夠打破距離的藩籬,提高跨國團隊間的工作效率。然而,進一步的研究結果指出,隨著視訊會議的應用日益普及,不同國家間視訊禮儀與習慣的差異難免會造成誤會,甚至影響決策制定。

視訊會議在亞洲的發展迅速

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研究顯示,亞洲地區的視訊會議正在快速發展。根據 Frost & Sullivan 發佈的《亞太地區視訊會議基礎建設市場研究報告》,2017 年亞洲視訊會議市場規模可望達到 4 億 9,120 萬美元。其中,大中華區,尤其是中國將帶動該區域的成長,營收將占總營收 1 億 5,480 萬美元的 62.3%,高幅度成長的主要原因之一乃音訊及視訊設備的安裝與使用。

Polycom 委託研究機構 Redshift Research 執行,主題為《全球觀點:企業使用視訊會議概況與趨勢》的調查與 Frost & Sullivan 的研究結果一致。該研究針對全球 1,200 多名企業決策者進行調查,其結果指出,視訊會議能夠消弭地域障礙並提高跨區域團隊的生產力,已成為跨越地緣阻隔與縮小文化差異不可或缺的工具。

「簡單易用、企業級的安全保障、與會者樂於接受並適應文化差異,為推動視訊會議應用的三大動力。」Polycom 大中華區總經理李鋼表示,「視訊會議能夠協助使用者將身處不同地點的企業員工進行連結、提高工作效率、增進員工參與、縮短產品上市時間、減少出差成本和風險。然而,正如 Redshift 研究結果所指出,視訊參會者需注意文化差異對視訊交流帶來的影響。」

Redshift 之研究顯示,筆記型電腦和桌上型電腦是進行商務視訊會議最常使用的裝置(75%),其次為會議室系統(48%)和行動裝置(42%)。而視訊會議將變得更為普及,在未來三年內,筆記型電腦和桌上型電腦仍將是應用最為廣泛的裝置(72%),而行動裝置和會議室系統將分別成長至 55% 和 51%。

視訊會議使用習慣的差異日益顯著

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Redshift 調查進一步指出,隨著視訊會議在以中國和日本為首的亞洲國家越來越盛行,不同國家在使用視訊會議的文化習慣差異亦逐漸顯露。有 97% 的受訪者認為使用視訊會議時,理解不同國家的文化習慣非常重要;並有 89% 的受訪者表示需要建立一套明確的視訊會議文化禮儀,以協助他們在商務環境中更順利地使用視訊會議。調查中強調在使用視訊會議時的幾項重大東西文化習慣差異包括:

  • 所有參與調查的亞洲國家皆認為準時加入會議非常重要。在中國,最資深的人通常會最後一個加入會議。
  • 中國人和日本人尊重資歷和階級,他們認為這非常重要。
  • 日本人時常會在反應與思考時沉默。因此,在視訊會議中使用簡報和展示資料能有效推動會議進行。
  • 在中國,非面對面交流中直接說「不」會使氣氛變得尷尬;「以後討論」或「也許」的表達方式會更加適宜。委婉的措辭在達成協議的談判過程中亦同樣適用。日本與中國類似,視訊與會者需要學會說「不」的拒絕藝術。
  • 打斷同事講話在中國被認為是不禮貌的行為,而日本人也不會在同事或對方講話時插話。

讓視訊會議順利進行的建議

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對於如何讓視訊會議進行得更加順利,Redshift 的調查報告顯示,受訪者們為經常參加視訊會議的企業決策者,並提出精闢觀點。進行一場成功的視訊會議需符合三個要素包括:

  • 能聽清楚所有與會者的發言(69%)
  • 視訊會議作業系統簡單易用(60%)
  • 與遠端與會者的眼神交流;所有與會人員的圖像都清晰可見(58%)

而受訪者反應最容易分散其他與會者注意力,應在視訊會議中避免的行為包括:

  • 在會議中離席接聽電話(58%)
  • 在不適當的場所參加視訊會議,如大眾運輸系統、商店等(52%)
  • 在會議中分神做其他工作,或看起來一心二用,比如敲擊鍵盤等(51%)
  • 不適當的會議背景也會分散注意力,如走動的同事、音樂、噪音等(50%)

為幫助企業更有效地利用視訊會議,Polycom 發佈了「視訊無界.溝通無限」協作指南,從實用角度出發,使視訊會議用戶能更好地掌握與不同國家、地區的合作夥伴在商務環境中交流的技巧。

消息及資料來源:Polycom寳利通

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