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為推行「視訊無界・溝通無限」的發展理念，Polycom 寶利通宣布視訊會議正逐步成為大中華區企業溝通協作的首選。許多企業決策階層認為，視訊會議能夠打破距離的藩籬，提高跨國團隊間的工作效率。然而，進一步的研究結果指出，隨著視訊會議的應用日益普及，不同國家間視訊禮儀與習慣的差異難免會造成誤會，甚至影響決策制定。
視訊會議在亞洲的發展迅速
研究顯示，亞洲地區的視訊會議正在快速發展。根據 Frost & Sullivan 發佈的《亞太地區視訊會議基礎建設市場研究報告》，2017 年亞洲視訊會議市場規模可望達到 4 億 9,120 萬美元。其中，大中華區，尤其是中國將帶動該區域的成長，營收將占總營收 1 億 5,480 萬美元的 62.3%，高幅度成長的主要原因之一乃音訊及視訊設備的安裝與使用。
Polycom 委託研究機構 Redshift Research 執行，主題為《全球觀點：企業使用視訊會議概況與趨勢》的調查與 Frost & Sullivan 的研究結果一致。該研究針對全球 1,200 多名企業決策者進行調查，其結果指出，視訊會議能夠消弭地域障礙並提高跨區域團隊的生產力，已成為跨越地緣阻隔與縮小文化差異不可或缺的工具。
「簡單易用、企業級的安全保障、與會者樂於接受並適應文化差異，為推動視訊會議應用的三大動力。」Polycom 大中華區總經理李鋼表示，「視訊會議能夠協助使用者將身處不同地點的企業員工進行連結、提高工作效率、增進員工參與、縮短產品上市時間、減少出差成本和風險。然而，正如 Redshift 研究結果所指出，視訊參會者需注意文化差異對視訊交流帶來的影響。」
Redshift 之研究顯示，筆記型電腦和桌上型電腦是進行商務視訊會議最常使用的裝置（75%），其次為會議室系統（48%）和行動裝置（42%）。而視訊會議將變得更為普及，在未來三年內，筆記型電腦和桌上型電腦仍將是應用最為廣泛的裝置（72%），而行動裝置和會議室系統將分別成長至 55% 和 51%。
視訊會議使用習慣的差異日益顯著
Redshift 調查進一步指出，隨著視訊會議在以中國和日本為首的亞洲國家越來越盛行，不同國家在使用視訊會議的文化習慣差異亦逐漸顯露。有 97% 的受訪者認為使用視訊會議時，理解不同國家的文化習慣非常重要；並有 89% 的受訪者表示需要建立一套明確的視訊會議文化禮儀，以協助他們在商務環境中更順利地使用視訊會議。調查中強調在使用視訊會議時的幾項重大東西文化習慣差異包括：
- 所有參與調查的亞洲國家皆認為準時加入會議非常重要。在中國，最資深的人通常會最後一個加入會議。
- 中國人和日本人尊重資歷和階級，他們認為這非常重要。
- 日本人時常會在反應與思考時沉默。因此，在視訊會議中使用簡報和展示資料能有效推動會議進行。
- 在中國，非面對面交流中直接說「不」會使氣氛變得尷尬；「以後討論」或「也許」的表達方式會更加適宜。委婉的措辭在達成協議的談判過程中亦同樣適用。日本與中國類似，視訊與會者需要學會說「不」的拒絕藝術。
- 打斷同事講話在中國被認為是不禮貌的行為，而日本人也不會在同事或對方講話時插話。
讓視訊會議順利進行的建議
對於如何讓視訊會議進行得更加順利，Redshift 的調查報告顯示，受訪者們為經常參加視訊會議的企業決策者，並提出精闢觀點。進行一場成功的視訊會議需符合三個要素包括：
- 能聽清楚所有與會者的發言（69%）
- 視訊會議作業系統簡單易用（60%）
- 與遠端與會者的眼神交流；所有與會人員的圖像都清晰可見（58%）
而受訪者反應最容易分散其他與會者注意力，應在視訊會議中避免的行為包括：
- 在會議中離席接聽電話（58%）
- 在不適當的場所參加視訊會議，如大眾運輸系統、商店等（52%）
- 在會議中分神做其他工作，或看起來一心二用，比如敲擊鍵盤等（51%）
- 不適當的會議背景也會分散注意力，如走動的同事、音樂、噪音等（50%）
為幫助企業更有效地利用視訊會議，Polycom 發佈了「視訊無界．溝通無限」協作指南，從實用角度出發，使視訊會議用戶能更好地掌握與不同國家、地區的合作夥伴在商務環境中交流的技巧。
消息及資料來源：Polycom寳利通
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